Top 3 Aufgaben in der Krise für

Marketing & Kommunikation

MITARBEITERGESUNDHEIT, KOMMUNIKATIONSSTRATEGIE UND KOSTENKONTROLLE

Bei der Reaktion Ihres Unternehmens auf die Corona-Krise kommt dem Marketing- und Kommunikationsteam eine führende Rolle zu, die agile und flexibel ausgefüllt werden muss. Rasche Umsetzung ist gefragt – doch wo starten?

Grundsätzlich sollten drei Schwerpunkte bei der Bewältigung der Coronavirus fokussiert werden:

  1. Mitarbeitergesundheit schützen und bewahren

  2. Kommunikationstrategie bestimmen

  3. Kostenmanagement betreiben


Aufgabe #1: Schaffen Sie ein sicheren Arbeitsplatz fürs Team

Die Sicherheit und Gesundheit von Mitarbeitern, Partnern und Kunden hat höchste Priorität! Gerade die Mitarbeiter in der Marketing- und Kommunikationsabteilungen haben regen mit internen Kollegen und externen Partner und Dienstleistern (Werbeagenturen, Werbemittelproduktion, Kundenveranstaltungen, Promotionspersonal etc.).
Schaffen Sie im gesamten Marketingteam Klarheit darüber, welche Verfahren Anwendung finden, sollte ein Kollege Symptome wie Husten, Kurzatmigkeit oder Fieber zeigen. Folgen Sie hier den interne Vorgaben des Krisenteams und Hinweisen der Behörden.

Klären Sie folgende Fragen (falls nicht im Krisenplan vorgegeben):

  • Welche Informationswege finden Anwendung, falls ein Mitarbeiter positive auf den Coronavirus getestet wurde?

  • Wie wird mit geplanten Veranstaltungen umgegangen?

  • Was ist mit internen Meetings?

  • Wer vertritt wen im Krankheitsfall?

  • Wie wird Home-Office Arbeit organisiert?

  • Wie unterstützen Sie Mitarbeiter mit Kindern?

  • Wie agieren Sie mit Ihren externen Partnern und Dienstleistern?

  • Wie werden Teammitglieder benachrichtigt, die Maßnahmen ergreifen müssen?


Aufgabe #2: Kommunikationsstrategien entwickeln

Gute Krisenkommunikation zeichnet sich durch transparenten und kontinuierlichen Kommunikation aus. Das Marketing- und Kommunikationsteam fällt hierbei die Aufgabe zu, eine breite Palette an Inhalten vorzubereiten und zu planen, wie in neu auftretende Situationen informiert wird. Im Krisenfall ist dies mehr als eine geringfügige Anpassungen von Marketingbotschaften – die Informationen muss sich auf das Kundendienstteam, Ihre Website, die soziale Netzwerke, die Mitarbeiter mit Kundenkontakt etc. erstrecken. Kommunikation muss dabei immer auf die jeweiligen Zielgruppen angepasst sein – das gilt auch für die  Kommunikation in Krisenzeiten. Segmenttieren Sie die Zielgruppen und passen Sie die Inhalte entsprechend an.
Wichtig: Prüfen Sie, ob und welche Inhalte vor der Verbreitung rechtlich zu (über)prüfen sind.

Nachfolgend Fragen helfen bei der Vorbereitung:

  • Wer genau ist die Empfängergruppe der Information?

  • Welche Informationsbedürfnisse hat die Zielgruppe

  • Was ist das Ziel der Mitteilung?

  • Welches sind die wichtigsten Informationen für das jeweilige Publikum?

  • Auf welchem Kommunikationskanal ist der Empfänger am besten zu erreichen?

  • In welcher Tonalität wird informiert?

  • Wie häufig wird informiert?

  • Wer ist verantwortlich für die Kommunikation nach innen / an externe Stellen?


Bereiten Sie  Informationen und Texte vor, die für eine Vielzahl von Kanälen geeignet sind:

  • E-Mail

  • Live-Chat-Kanal

  • Soziale Netzwerke

  • Fernsehen / Zeitung

  • Unternehmens-Website


Interne Kommunikation
Erfolgreiche Kommunikation beginnt mit klaren und detaillierten Informationen an Mitarbeitern und interne Stakeholder. Kommunizieren Sie jetzt fortlaufend über die Pandemie und wie diese sich auf die Organisation und die Mitarbeiter auswirkt. Diese interne Kommunikation ist Chefsache  - Geschäftsführung und Führungskräfte sind hier gefordert.

Prinzipien:
Kommunizieren Sie klar und oft
Seien Sie ehrlich
Seien Sie transparent

Interne Kommunikation sollte z.B. Folgendes umfassen:

  • Einschätzungen und Ausblick

  • Informationen wie der Geschäftsbetrieb fortgeführt wird

  • Informationen an Kunden und allgemeine Öffentlichkeit

  • Hygienemaßnahmen und die bereits eingesetzten Lösungen

  • Informationen aus glaubwürdigen Quellen ( Behörden , Gesundheitsinstituten,Qualitäts-Presse)


QUICK-TIPP:
Erstellen Sie mit einem Smartphone ein max. 60-Sekunden-Video. Informieren Sie über den Status im Unternehmen, die Maßnahmen zur Gesundheitssicherung, geplante Maßnahmen etc. Verbreiten Sie dieses Video im Intranet, per E-Mail oder transkribieren Sie es als Textnachricht.


Kommunikation an Kunden
Die Kunden sind diejenigen, die Produkte und Services Ihre Unternehmen kaufen und so für Umsatz, Ertrag und den Fortbestand Ihres Unternehmen sorgen. Gerade in Krisenzeiten ist eine gute Kommunikation ist unerlässlich, weil Sie so die Reputation, Marke und das Kundenvertrauen stärken. Unterscheiden Sie zwischen B2B im B2C Geschäft und stellen Sie sicher, dass die Kommunikation auf den jeweils bevorzugten Kanälen stattfindet.
Grundsätzlich gilt auch hier: Kommunizieren Sie, detailliert, transparent und regelmäßig. Durch die klare Kommunikation und die Darstellung der Fortschritte, können negative Eindrücke gemindert werden.

Themen für die Kundenkommunikation:
Auswirkungen der Corona-Krise auf Verfügbarkeit von Produkten und Services
Maßnahmen zur Problemlösung
Kommunikationskanäle für Kundenanfragen
Unterstützung von Mitarbeitern / Partnern & Öffentlichkeit

 

QUICK-TIPP:
Nutzen Sie Ihre Marketing-Automatisierungsplattform – so können Sie rasch und einfach die richtige Nachricht an die richtige Person senden

Öffentlichkeitsarbeit
Die Coronakrise und der Umgang damit kann für Ihr Unternehmen, neben wirtschaftlichem Schaden auch das öffentliche Image und die Wahrnehmung Ihre Marke positiv oder negativ beeinflussen. Zur Vorbeugung eines schweren Reputationsschaden ist es wichtig  einen Krisenkommunikationsplan  zu haben – oder diesen jetzt agil zu entwickeln. Am einfachsten entwickeln Sie während eines Brainstorming die mögliche Szenarien, auf die Sie reagieren und Antworten finden möchten.

Die Schlüsselinhalte für die Krisenkommunikation mit den Medien sollte nachfolgenden Themen abdecken:

  • Wir haben ein Problem mit dem Corona-Virus

  • Wir sind uns des Problems bewusst und arbeiten daran

  • Wir sind gut in der Fehlerbehebung

  • Wir informieren umfassend und kontinuierlich


Formulieren Sie empathisch, transparent und verständlich. Entwickeln Sie so sachliche Botschaften, auf die Sie bei Medienanfragen rasch zurückgreifen können. Bereiten Sie Texte für die im Brainstorming entwickelten Szenarien vor.

Quick Tipp:
Erstellen Sie einen Katalog aus möglichen Fragen und formulieren Sie die passenden Antworten. Ergänzen Sie diesen laufend entsprechen der aktuellen Lage.

  • Strukturieren Sie Ihre Öffentlichkeitsarbeit

  • Benennung eines Unternehmenssprechers und Stellvertreters

  • Medienschulung eines Unternehmenssprechers

  • Nutzen von externe Experten für Öffentlichkeitsarbeit

  • Monitoring einrichten für Kommentare und Veröffentlichungen in den Sozialen Netzwerken

  • Clipping-Service organisieren zur Überwachung von TV, Zeitung, Radio

  •  GOOGLE Alerts einrichten und nutzen

 

Aufgabe #3: Kosten managen

Es ist klar: Marketing in Krisenzeiten ist wichtig und wer aufhört zu kommunizieren, gibt die Kontrolle über die Reputation, die Marke und die Kundenwahrnehmung aus der Hand! Doch ist das Management der Kosten gerade auch im Marketing eine Möglichkeit, durch eine Ausgabenreduzierung die Fortführung des Unternehmens zu beeinflussen, währenden an der Bewältigung der Krise gearbeitet wird.
Um an den richtigen Stellen zu sparen müssen Sie sich auf die folgende vier Dinge Fokussieren:

Übersicht verschaffen

  • Welche Aufwände entstehen beim Einkauf von Marketing-Materialien?

  • Welche Tools und Technologien werden eingesetzt?

  • Welche Skills hat das Marketing-Team?

  • Welche Marketing Maßnahmen sind effizient?

  • Wie hoch sind die Kosten für externe Dienstleister?

  • Welche Kampagnen sind geplant und noch nicht beauftragt?

  • Was funktioniert gut? Was ist weniger erfolgreich?


Ressourcen neu einsetzen

  • Welche Maßnahmen können gestoppt werden?

  • Auf welche Marketing-Kanäle kann verzichtet werden?

  • Welche Technologien und Tools können reduziert werden?

  • Wo können kostenfrei Tools abonniert Anwendung ersetzen?

  • Welche Aktivitäten kann ich durch Dienstleiter flexibilisieren?

  • Welche externe Leistungen können pausiert oder gekündigt werden?

  • Wo können externe Leistungen durch das eigene Team übernommen werden?

  • Kann das Mitarbeiterteam reduziert werden?


Budgetschonende Marketing-Aktivitäten entwickeln
Nutzen Sie Kreativität und Ideen um beim Kunden trotz Einsparungen präsent zu sein.

Auswirkungen verstehen und bewerten
Welches Resultat hat die Eliminierung von Maßnahmen, Dienstleistern, Personal und Technologie?