11 Dinge, die Sie in der Krise sofort im Unternehmen umsetzen können

SO BEREITEN SIE IHR UNTERNEHMEN AUF DIE CORONA-KRISE VOR (ODER REAGIERN DARAUF)

Vorbereitung ist der Schlüssel zur Bewältigung von Krisen. So bauen Sie Kompetenz auf und bereiten Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter auf ihre Aufgaben währen einer Pandemie (Krise) bestmöglich vor.

Die Folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, die betriebliche Infrastruktur bestmöglich aufrecht zu erhalten und die Schlüsselaufgaben sicherzustellen.

 

1. Planung für den Fall einer Pandemie erstellen

Die schriftliche Planung (Pandemieplan) beschreibt die firmenspezifischen Maßnahmen im Pandemiefall. Dieser Krisenplan hilft dem Unternehmen sich auf hohe Fehlzeiten, Unterbrechungen der Lieferketten, Kontrolle des Infektionsrisiko am Arbeitsplatz vorzubereiten und Maßnahmen einzuleiten.

Formulieren Sie den Maßnahmenkatalog klar und sachlich, damit diese für alle Mitarbeiter verständlich sind.

 

2. Zuständigkeiten und Ansprechpartner festlegen

Bestimmen Sie ein Krisenteam mit Ansprechpartner und Stellvertretern, die während er Pandemie für Mitarbeiter und externe Funktionen zur Verfügung stehen.

QUICK-TIPP:

Bilden Sie eine Einsatzgruppe, die sich regelmäßig trifft -je nach Anforderungen und Situation auch in kürzeren Abständen.

 

3. Beschäftigte über Pandemieplan informieren

Informieren Sie alle Mitarbeiter über den internen Pandemieplan und die vorbeugenden Maßnahmen. Informiert sein hilft dabei, dass ihr (Kern-)Geschäft auch im Ernstfall fortgeführt werden kann.

QUICK-TIPP:

Info in diversen Sprachen verbreiten

Übersetzen Sie den Pandemieplan auch in die Muttersprachen Ihrer ausländischen Mitarbeiter, weil dieses Verständnis und Akzeptanz fördert.

Hygiene-Tipps für Ihre Zielgruppen in anderen Sprachen

 

4. Hygienisches Verhalten am Arbeitsplatz fördern

Sensibilisieren Sie ihre Mitarbeiter und weisen Sie auf hygienisches Verhalten hin. Stellen Sie Waschmöglichkeiten und -lotion für die Hände bereit.  Wichtig! Beschaffen Sie rechtzeitig Reinigungs- und Desinfektionsmittel, Papiertücher, Desinfektionsmittel, Arzneimittel, Handschuhe und Schutzausrüstung.

 

Verbreiten Sie diese Informationen auch visuelle und informieren Sie mit Handzetteln und Plakaten über die empfohlenen Hygienemaßnahmen.

QUICK-TIPP:

Hygiene-Hinweise sichtbar machen!

Sie können diese Infromationen kostenlos herunterladen und ausdrucken:

 

5. Informationen des Gesundheitsschutzes beachten

Verfolgen Sie die Informationen und Empfehlungen zur Pandemieplanung und zum  Gesundheitsschutz die von  Gesundheitsämter, Unfallversicherungsträgern und den Institutionen von Bund und Ländern herausgegeben werden.

 

QUICK-TIPP:

GOOGLE-Alerts einrichten

Organisieren Sie aktuell und einfach Informationen direkt an ihre E-Mail-Adresse: Mit Google-Alerts haben Sie die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn in der Google-Suche neue Ergebnisse zu diesem Thema erscheinen.  Hier klicken für Anleitung zum Einrichten von GOOGLE-Alerts

 

Aktuelle Informationen zum Gesundheitsschutz:

Robert-Koch-Institut (RKI)

Welt-Gesundheitsorganisation (WHO)

6. Kerngeschäft definieren, Ansprechpartner bestimmen, Personaleinsatz planen

Die Produktivität des Unternehmens kann durch die Pandemie möglicherweise eingeschränkt sein. Definieren Sie die wichtigsten Prozesse und Produkte die im Krisenfall fortgeführt werden sollen.

Bestimmen Sie die unentbehrlichen Funktionen und benennen Sie deren Stellvertretung. Definieren Sie die Verantwortlichen für den Kontakt zu den Lieferanten zwecks Sicherstellung der Lieferbereitschaft.

Planen Sie Maßnahmen, um  Arbeitsausfälle zu  kompensieren: Erhöhung der Arbeitszeiten, Urlaubssperre, Rekrutierung von zusätzlichen Mitarbeitern,  Versetzung von Mitarbeitern, Erbringung durch andere Unternehmen (Outsourcing)

 

7. Dienstreisen, Tagungen und Trainings hinterfragen

Prüfen Sie im Pandemiefall welche Dienstreisen, Tagungsteilnahmen oder Trainings  unbedingt notwendig sind. Falls Reisen notwendig sind, informieren Sie den reisenden Mitarbeiter über Hygiene- und Notfallmaßnahmen. Empfehlungen bei Auslandsreisen sind beim Robert-Koch-Institut und dem Auswärtigen Amt erhältlich.

Ersetzen Sie persönliche Treffen und Dienstreisen durch Telefongespräch, Webmeetings oder Videokonferenzen.

Handbuch Betriebliche Pandemieplanung – zweite erweiterte und aktualisierte Auflage

 

QUICK-TIPP:

Schnell und einfach nutzbar - Webkonferenzsysteme

Zoom  - Online-Besprechungen, Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Chat etc., diverse Preismodelle für KMUs

Webex - Videokonferenz-Lösungen mit Abo-Modell für Teams jeder Größe

Skype & Skype for Business - Lösung für Videotelefonie, Online-Besprechungen und Videokonferenzen

 

Vor Auslandsreisen wichtigen Informationen prüfen:

Robert-Koch-Institut (RKI)

Welt-Gesundheitsorganisation (WHO)

 

Nach der Geschäftsreise:

Verhaltensregeln für Reiserückkehrer (LGA Baden-Württemberg (PDF)

8. Digitalisierung nutzen, Home-Office ermöglichen

Identifizieren Sie Aufgaben und Funktionen, die die zum überwiegenden Teil durch Telearbeit / im Home-Office ausgeübt werden können. Stellen Sie die technischen Voraussetzungen für Home-Office und Telearbeit zur Verfügung: Richten Sie Einwahlnummern/Remote-Access Möglichkeiten in das IT-Netzwerkes und ermöglichen Sie Webmeetings und Videokonferenzen. Halten Sie Kontakt mit  Angestellten, Kundschaft und Lieferanten über Ihre Website.

9. Umgang mit Erkrankten während Arbeitszeit

Als Arbeitgeber haben Sie eine weitreichende Fürsorgepflicht für Ihre Arbeitnehmer.

Machen Sie klare Vorgaben, wie Kollegen mit Beschäftigten umgehen sollten, die während der Arbeit Krankheitssymptome zeigen, und welches Verhalten Kontaktpersonen zu beachten haben. Erstellen Sie auch einen Ablaufplan, wer wen und wann informiert.

 

10. Erkrankungen nicht verbreiten

Beschreiben Sie die persönlichen Verwaltungsmaßnahmen bei Verdacht und bei Anzeichen auf Erkrankung.

 

11. Regelmäßige Überprüfung der Krisenplanung

Sorgen Sie dafür, dass der Krisenplan regelmäßig aktualisiert und dynamisch angepasst wird: Veränderung im Personalstamm, neue Akteure im Pandemie-Team, neue Anforderungen bei Produktion, Produkten, Services, geänderte gesetzliche Anforderungen, neue Erkenntnisse zu Krisen etc. müssen eingearbeitet werden.

 

Deshalb ist Krisenplanung auch Chefsache und als Unternehmer und Führungskraft ist es Ihre Aufgabe dies in Auftrag zu geben, zu monitoren und einzufordern.

Quellen:

Handbuch Betriebliche Pandemieplanung  (2. Auflage)

Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe

10 Tipps zur betrieblichen Pandemieplanung

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V , Pandemieplanung

Diese Inhalte haben wir sorgfältig für Sie recherchiert. Unsere Artikel werden kontinuierlich aktualisiert.

Stand: 20.03.2020